Aktuelle Situation
Personelle Ausstattung
Der Bereich IT oder EDV ist aktuell mit einem Mitarbeiter bzw. einer Vollzeitstelle ausgestattet. Betreut werden die Anwenderinnen und Anwender sowie die Infrastrukturen im Rathaus, in den Schulen (Beratung und Umsetzung), in den Kindergärten und weiteren Außenstellen. Daneben wird der Mitarbeiter auch regelmäßig hinzugezogen zu weiteren Themen wie z.B. Breitbandausbau oder WLAN-Infrastruktur. Eine Vertretung wird durch einen Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung wahrgenommen. Um diese – nicht vollumfängliche Vertretung - zu gewährleisten, gehört es dazu, sich mit den jeweils aktuell anfallenden Themen zu befassen, um zumindest „auf dem Laufenden“ zu bleiben. Für diese Aufgabe stehen grundsätzlich keine Zeitanteile im Stellenprofil zur Verfügung – lediglich für den Bereich der im Fachdienst eingesetzten EDV wurden 5% über die Bedarfsermittlung im Jahr 2012/ 2013 festgeschrieben.
Schulen
Zum Aufgabenspektrum des IT-Mitarbeiters der Verwaltung gehörte und gehört laut Arbeitsplatzbeschreibung seit jeher auch eine Betreuung der Infrastruktur in den Schulen. Diese Betreuung kann belastbar in Zeitanteilen nicht festgeschrieben werden, da es naturgemäß zu wechselnden Anforderungen kam und kommt, was z.B. bedingt wird durch die jeweilige Ausstattung und auch durch unterschiedliche eigenverantwortliche Vorgehensweisen an den Schulen.
Die Unterstützung im Bereich der Schulen ist in der näheren Vergangenheit zurückgegangen, da auch die Aufgaben im Netz der Verwaltung zugenommen haben. Während einerseits Absprachen mit Schulen getroffen wurden, dass bestimmte Aufgaben dort selbst vorgenommen werden, erweist sich dies andererseits entweder als nicht praktikabel oder aber – gerade mit Blick auf die technische Weiterentwicklung in den Schulen – als nicht mehr ausreichend. Es werden Bedarfe festgestellt, die mit den vorhandenen Kapazitäten nicht mehr abgebildet werden können. Hier hat es seit der Personalbedarfsermittlung aus den Jahren 2012/ 2013 deutliche Veränderungen gegeben.
Veränderungen – insbesondere in den der Gemeinde zuzuordnenden Netzwerken an den Schulen und im Netzwerk des Rathauses – sind auch künftig zu erwarten. Themen wie die Datensicherheit, die Digitalisierung, die Ausweitung von elektronischen Bürgerdiensten oder die weiterhin gebotene technische Ausweitung der Technik in den Schulen sind mittlerweile allgegenwärtig und stellen Herausforderungen für die Gemeinde – sowohl im Kernbereich als auch als Schulträger – dar. Diesen Herausforderungen kann nach aktueller Einschätzung mit der vorhandenen Personalkapazität nicht in zufriedenstellendem Maße begegnet werden. Zudem hat die Arbeitsbelastung des mit der Tätigkeit betrauten Kollegen ihre Grenzen erreicht.
Interkommunaler Vergleich
Im interkommunalen Vergleich (Mitarbeit der Gemeinde in einem KGSt-Vergleichsring) zeigt sich, dass die IT-Verhältnisse selbst in vergleichbar großen Gemeinden derart heterogen sind, dass ein direkter Vergleich nahezu unmöglich ist. Die dort verglichenen Zahlen und Aufgabenbereiche zeigen jedoch auf, dass in Drochtersen hinsichtlich der Anzahl der zu betreuenden PC-Plätze sowie der Aufgabenvielfalt ein hoher Einsatzgrad vorgehalten wird.
Auch der vergleichende Austausch mit einigen Kommunen im Landkreis macht deutlich, dass eine direkte Vergleichbarkeit nicht möglich ist. Gleichwohl kann die personelle Ausstattung und/oder die Betreuung über eingekaufte Leistungen in diesen Kommunen als vergleichsweise höher eingestuft werden. Hierzu können in der Sitzung weitere Ausführungen erfolgen.
Bedarf
Der Bedarfsermittlung wurde sich nicht gutachterlich genähert. Vielmehr wurden interne Erhebungen der beiden Mitarbeiter ausgewertet, Erkenntnisse aus der Vergleichsringarbeit herangezogen und die Bedarfe der Schulen schätzungsweise mit eingearbeitet.
Eine Entlastung der Mitarbeiter, bezogen auf die im Rathaus und den Außenstellen (ohne Schulen) anfallenden Tätigkeiten, würde zusätzlichen Bedarf in Höhe von gerundet 34 %, bzw. 13,3 Wochenstunden ergeben.
Das Land gewährt der Gemeinde Leistungen für die Systembetreuung an den Schulen. In diesem Jahr beträgt diese Leistung 8.585 €. Diese Mittel fließen bislang in die Schulbudgets. Rechnet man diesen Betrag gerundet in Wochenstunden um, ergäbe sich ein Ansatz von gerundet 6,75 Stunden, bzw. 17 %.
Rein rechnerisch ergibt sich durch diese Herangehensweise ein Bedarf von ca. 51 %, bzw. 20 Wochenstunden.
Hierzu wird angemerkt, dass die Personalkosten nicht aus dem Schulbudget geleistet werden. Um einen Teil des zusätzlichen Aufwandes zu decken, wäre es denkbar, die Leistung des Landes im Gesamthaushalt aufgehen zu lassen und nicht mehr über das Schulbudget zur Verfügung zu stellen.
Lösungsansätze
Mögliche Ansätze lassen sich unterscheiden in kurz- und mittelfristige Herangehensweisen. Hier kämen folgende kurzfristige Lösungsansätze in Betracht:
Einstellung von Personal
Erkenntnisse aus dem privatwirtschaftlichen sowie aus dem öffentlichen Bereich zeigen auf, dass die Ausschreibung einer Teilzeitstelle im Bereich der IT tendenziell eher wenig erfolgversprechend sein wird. Verstärkt wird diese Erkenntnis durch die mit der Privatwirtschaft nicht vergleichbare Vergütung, die sich nach EG 8/ 9a richten würde. Allein aus diesem Grunde sollte diese Möglichkeit jedoch nicht von vornherein ausgeschlossen werden. Eine halbe Stelle in diesem Bereich ginge für die Gemeinde mit Personalkosten von ca. 25.000 €/ Jahr einher.
Eine interkommunale Vorgehensweise wurde dahingehend andiskutiert, als dass bei gleichgelagerten Anforderungen und Bedarfen ggfls. eine gemeinsame Ausschreibung (dann bis zu einer Vollzeitkraft) erfolgen könnte. Die Gespräche könnten wieder aufgenommen werden, so über den Stellenplan entsprechende Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden.
Vergabe an externen Dienstleister
Denkbar ist es, einen externen Dienstleister mit Aufgabenwahrnehmungen an den Schulen und auch in der Verwaltung zu betrauen. Hier wären im Vorwege einer entsprechenden Ausschreibung insbesondere datenschutzrechtliche Belange und Maßgaben zu berücksichtigen. Innerhalb des Landkreises bedienen sich mindestens drei Kommunen externer Dienstleister (bezogen auf die Betreuung von Schulen und Außenstellen). Bei einer Entscheidung für diese Variante sollte ebenfalls ein Mittelansatz von 25.000 € erfolgen.
Als mittelfristiger Lösungsansatz wäre z.B. die Prüfung einer interkommunalen Kooperation im Landkreis Stade in Form der umfänglichen Zusammenarbeit mit einer oder mehreren anderen Verwaltung/en zu prüfen. Ebenso wären mittelfristig die Ausgliederung des Großteils der Servertechnik sowie deren Betreuung an ein Unternehmen denkbar. Wenn auch ein durchaus kostenintensives Unterfangen, bezeichnet es z.B. die Verwaltung der Gemeinde Jork, die diesen Weg gegangen ist, im Rückblick als richtigen Schritt. Eine Einschätzung, der gerade mit Blick auf Datensicherheit und die damit verbundenen ständig neuen Anforderungen und Herausforderungen, für die das Know-How regelmäßig und ständig angepasst werden muss, gefolgt werden kann. Hierzu sei bemerkt, dass es bei einem entsprechenden Vorgehen nicht zu einer Abgabe oder Kündigung des vorhandenen Personals kommen würde, da weiterhin Themen wie die Anwenderbetreuung, Breitband, Internet, Ausrichtung des Netzwerkes usw. bei der Gemeinde verbleiben würden.
Zusammenfassend ist festzustellen, dass aus Sicht der Verwaltung eine Ausweitung der personellen Kapazitäten erfolgen sollte. Ein möglicher Weg wäre, über den Stellenplan zusätzliche Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Ein anderer möglicher Weg wäre, Dienstleistungen extern zu vergeben. In beiden Fällen wäre mit Aufwänden in Höhe von ca. 25.000 €/ Jahr zu rechnen.
