Die Gemeinde vermietet seit vielen Jahren Räumlichkeiten an den Deichverband Kehdingen-Oste. Zuletzt hat es im Jahr 2013 - nach entsprechender Mitteilung des Bürgermeisters im Verwaltungsausschuss - eine Anpassung des Mietvertrages bezüglich der durch den Deichverband genutzten Räume gegeben. Seitdem mietet der Deichverband drei im Erdgeschoss befindliche Büroräume an. Weitere Räumlichkeiten wie Teeküche, Besprechungszimmer, Sitzungszimmer, Toiletten können daneben mitgenutzt werden. Im Verhältnis zwischen Vermieterin und Mieter sind keine besonderen Vorkommnisse zu verzeichnen, sodass von einem geschäftsmäßigen Umgang miteinander gesprochen werden kann.
In den vergangenen Jahren haben sich aus Sicht der Verwaltung mehrfach Anlässe und Situationen ergeben, durch die deutlich wurde, dass die der Verwaltung zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten nicht mehr als ausreichend bezeichnet werden können und somit ein größerer Raumbedarf vorliegt.
Während einerseits ein (weiteres) Zusammenlegen von Büros oder Aufgaben nicht möglich ist, sind entsprechende Bedarfe insbesondere entstanden mit Blick auf
- die Einrichtung und Aufgabenwahrnehmung der Bundesfreiwilligendienststelle für die Flüchtlingsthematik,
- dem Schaffen einer adäquaten Ausbildungssituation für die Auszubildenden und
- insbesondere aktuell auch dem Stellenzuwachs bei der Gemeindeverwaltung.
Hier ist zum einen seit Juli des Jahres der ehemalige Auszubildende Herr Fischer übernommen worden, um frühzeitig und umfassend eine Einarbeitung für die Bereiche Ordnung und Vollstreckung vornehmen zu können. Zum anderen konnte für den IT-Bereich mit Herrn Klauser ein Mitarbeiter eingestellt werden, der seinen Dienst am 1. August aufgenommen hat. Insbesondere durch die Einarbeitung Herrn Fischers verschärft sich die Raumsituation für die Verwaltung dahingehend, da der dort befindliche zumindest halbwegs freie Platz nun nicht mehr für Auszubildende oder Praktikanten zur Verfügung steht.
In die Betrachtung der Gesamtthematik fließt zudem mit ein, dass auch die Ausweitung weiterer Angebote (bereits oben erwähnte Stelle im Bundesfreiwilligendienst, Gleichstellungsbeauftragte, Beratung durch die AWO, Schiedsmann, Soziale Dienste) dazu geführt haben, dass der bis dahin als Besprechungszimmer genutzte Raum in ein - durch verschiedene Nutzerinnen und Nutzer in Anspruch genommenes - Büro umgewandelt wurde. Zugleich wurde ein im Dachgeschoss befindlicher und bis dahin für externe Prüfungen vorgehaltener Raum als Besprechungsraum umfunktioniert.
Mit dem Deichverband wurden wiederholt entweder anlassbezogen oder im Rahmen grundsätzlichen Austauschs auch Gespräche zur Raumsituation geführt. Aufgrund der sich durch eigene Bedarfe ergebenden Notwendigkeiten für den Deichverband konnte jedoch keine Unterstützung im Sinne einer Entspannung der Raumsituation für die Gemeindeverwaltung erfolgen.
Nunmehr wird seitens der Verwaltung eine Teilkündigung des Mietvertrages empfohlen. Mit der Teilkündigung soll einer der drei Büroräume in die Nutzung der Gemeindeverwaltung zurückgeführt werden. Diese Überlegungen basieren neben den Feststellungen zur Raumsituation auf den Erkenntnissen der Vergangenheit, wonach in den Zeiten der Nutzung durch die Verwaltung in den auch dann noch verbleibenden Räumlichkeiten weitaus mehr Arbeitsplätze vorgehalten wurden, als dies aktuell oder aber auch bei einem Stellenzuwachs beim Deichverband der Fall ist/wäre.
Der Mietvertrag zwischen der Gemeinde und dem Deichverband sieht eine Kündigungsfrist von drei Monate bis zum Jahresende vor.
Aus Sicht der Verwaltung soll der sich direkt neben dem jetzigen Standesamtsbüro befindliche Raum, an die Verwaltung zurückfallen, wodurch sich die Büroräume und deren Gesamtgröße für den Deichverband von 67 auf 53 m² verringern. Für die Gemeinde ergäben sich monatlich um 112 € geringere Mieteinnahmen. Die Nebenkostenpauschale von derzeit 100 €/ Monat verringert sich dann auf 79 €/ Monat.
Grundsätzlich ließe sich die Gesamtthematik mit Blick auf das Mietvertrag Verhältnis als Geschäft der laufenden Verwaltung verstehen. Das Mietvertragsverhältnis mit dem Deichverband wird als sachlich von erheblicher Bedeutung angesehen, zumal die Teilkündigung den Deichverband, der eine Institution über die Gemeindegrenzen hinaus ist, durchaus vor Herausforderungen stellen könnte. Aus diesen Gründen wird eine Befassung der gemeindlichen Gremien als sinnvoll und geboten angesehen.
